1 de abril de 2016
El Archivo Municipal de Aldeanueva de Ebro se decanta por la utilización del cuadro de clasificación propuesto en el año 2010 en las XVIII Jornadas de Archivos Municipales de la Comunidad de Madrid.
La clasificación es la operación de mayor relevancia de cuantas integran la gestión documental de una organización ya que sobre ella se sustentan la práctica totalidad de las actuaciones a realizar. La clasificación determina el modo en que se organiza lógica y físicamente la documentación desde el mismo momento de su producción en las oficinas. Así permite ligar los documentos a los procedimientos administrativos de los que se derivan conformando expedientes físicos o digitales, los cuales a su vez se deben agrupar en series documentales homogéneas. Sobre la clasificación reposa tanto la descripción como la búsqueda y recuperación de la documentación. Es también la que nos permite definir niveles de seguridad y acceso a las diferentes series documentales, así como asignarles plazos de conservación y en su caso de eliminación.
Para poder llevar a cabo una correcta clasificación la primera tarea es dotarse de una estructura clasificatoria: el cuadro de clasificación.
En el ámbito de los archivos municipales españoles, los primeros intentos de consensuar una estructura clasificatoria de validez universal surgen en Madrid a mediados de los 80 del siglo XX, de la mano del Grupo de Trabajo de Archiveros de la Comunidad Autónoma de Madrid. Fruto del trabajo de este grupo, en el año 1984 veía la luz su primera propuesta de cuadro de clasificación para toda la documentación contemporánea. Cuatro años más tardes, en 1988, publicarán un nuevo cuadro cuyo uso se extendió por los archivos municipales de toda la geografía española.
En Aldeanueva de Ebro desde que se procediera a la recuperación, organización y descripción del Archivo Municipal entre los años 1991 y 1993, para la clasificación de la documentación se ha utilizado el cuadro clasificatorio elaborado a finales de la década de los 80 del pasado siglo por el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid.
En el año 2008 se realizó una reclasificación parcial del archivo general siguiendo el Cuadro de Clasificación de Fondos de Ayuntamientos elaborado por la Mesa de Trabajo de Organización de Archivos Municipales en el año 1996. El trabajo quedó inconcluso, de manera que desde entonces han convivido dos sistemas de clasificación, uno de ellos utilizado y conocido por los empleados municipales y otro desconocido y no utilizado por los mismos. La consecuencia ha sido que durante 8 años una parte importante de la documentación conservada en el archivo general ha resultado difícil de controlar y localizar.
Ante esta situación se hacía imprescindible establecer un sistema de clasificación único y normalizado, de utilidad y validez contrastada.
Tras analizar la bibliografía, identificar los cuadros utilizados por los diferentes archivos municipales españoles -especialmente por los archivos riojanos- y analizar la situación de la documentación en Aldeanueva de Ebro, finalmente nos decantamos por la utilización del cuadro propuesto en el año 2010 en las XVIII Jornadas de Archivos Municipales de la Comunidad de Madrid.
Las razones que nos llevaron a optar por este cuadro fueron tres:
La primera razón es que este cuadro incorpora las nuevas competencias y funciones que recientemente han asumido los ayuntamientos españoles, y que por razones obvias no aparecen incluidas en los cuadros anteriores.
La segunda razón es que está concebido para convertirse en una herramienta eficaz de cara a la implantación de la e-administración, y por lo tanto podrá utilizarse tanto para la clasificación de la documentación en papel como la documentación digital.
La tercera razón es de orden práctico. Se trata de un cuadro elaborado por el Grupo de Trabajo de Archiveros Municipales de Madrid como una evolución del que se ha venido utilizando en Aldeanueva de Ebro desde el año 1993. Por lo tanto su aplicación no supondrá un cambio traumático para los empleados municipales, quienes se podrán adaptar rápidamente a su uso.
